一、 制定年度出访计划
国际交流合作处依据学校交流合作工作的需要，起草年度因公出国（境）团组计划申报表，上报校长办公会和党委会审议。
二、 确定出访团组成员和时间
经校长办公会和党委会审议通过后，最终确定因公出国（境）团组人员名单和出出访时间。
三、 邀请
国际交流合作处负责与国（境）外的访问单位联系，接收邀请函。
四、 请示和政审
南阳理工学院签发因公出国（境）团组人员的请示文件。同时，按照干部管理权限，省管干部由河南省委组织部、处级及以下干部由校党委分别进行政审。
五、 办理出国（境）任务批件
由南阳市人民政府向河南省人民政府提交请示报告，经批准获得出国（境）任务批件，同时提交以下材料：
1、 国外邀请函复印件及翻译件
2、 出访人员个人信息及身份证复印件
3、 省管干部近三年出国（境）记录
4、 因公出国(境)人员经费审核表
六、 出国（境）安全教育
对拟出国（境）人员进行因公出国（境）安全教育。并持出国（境）任务批件等材料赴南阳市国家安全局办理安全教育确认件。
七、 申办因公护照
根据要求，提交相关材料，由河南省人民政府外事侨务办公室进行办理因公出国护照。
八、 办理签证
由河南省人民政府外事侨务办公室统一将签证申请材料递交外交部或出访国驻华使（领）馆，获得签证。
九、 安排确认出访行程
出访团组根据出访任务的的要求，安排具体出访行程计划，并告知邀请单位。
十、 出访
出访团组按照出访计划前往出访单位，执行出访任务，按时回国。
十一、回国，上报出访报告、交还护照
回国七日内，出访人员将护照上交河南省人民政府外事侨务办公室统一保管。回国十五日内，将出访报告上报河南省委组织部、河南省纪律检查委员会和河南省人民政府外事侨务办公室。
十二、出访材料存档
出访人员回校后，应将出访期间签署的协议、获得的资料及考察访问相关的照片和视频交由国际交流合作处存档。
