一、提出申请
1、申请人员向学校提交出国申请（需包括出访目的、内容、拟出访时间和停留期限、费用来源及邀请单位邀请函、相关文件等），由学校领导签署意见。
2、申请人员需根据实际出访时间提前三个月向国际交流合作处提交申请。申请需提交相关附件：外方邀请函（需包括拟出访时间和停留期限、费用来源、出访目的及出访人员名单等）复印件及翻译件；双跨团组申请人员需提供组团单位征求意见函（包括团组成员名单及出访日程，出访费用由我单位支付的需提供费用明细）。
3、国际交流合作处根据学校领导意见，将申请提交校长办公会和党委会审议。
二、办理出国（境）手续
1、请示和政审
学校签发因公出国（境）请示文件。同时，按照干部管理权限，省管干部由河南省委组织部、处级及以下干部由校党委分别进行政审。
2、办理出国（境）任务批件
由南阳市人民政府向河南省人民政府提交请示报告，经批准获得出国（境）任务批件。
3、出国（境）安全教育
进行因公出国（境）安全教育，并办理安全教育确认件。
4、申办因公护照
按要求提交相关材料，由河南省人民政府外事侨务办公室进行办理因公出国护照。
5、办理签证
提交签证申请材料，由河南省人民政府外事侨务办公室递交外交部或出访国驻华使（领）馆，获得签证。
三、安排确认出访行程
根据出访任务的的要求，安排具体出访行程。
四、出访与回国
按照出访计划前往出访单位，执行出访任务，按时回国。
五、提交出访报告、交还护照
回国七日内，将护照上交河南省人民政府外事侨务办公室。回国十五日内，将出访报告上报河南省委组织部、河南省纪律检查委员会和河南省人民政府外事侨务办公室。
六、出访材料存档
回国后，须将出访期获得的资料及相关的照片和视频交由国际交流合作处存档。
