一、制定年度出访计划
国际交流合作处依据学校交流合作工作的需要，起草年度因公出国（境）团组计划申报表，上报校长办公会和党委会审议。
二、确定出访团组成员和时间
经校长办公会和党委会审议通过后，最终确定因公出国（境）团组人员名单和出出访时间。
三、邀请函
组团单位与港澳邀请方联系，请其发邀请函，并附邀请单位简介、行程表。
四、请示和政审
南阳理工学院签发因公出国（境）团组人员的请示文件。同时，按照干部管理权限，省管干部由河南省委组织部、处级及以下干部由校党委分别进行政审。
五、办理出国（境）任务批件
由南阳市人民政府向河南省人民政府提交请示报告，经批准获得出国（境）任务批件，同时提交以下材料：
1、国外邀请函复印件及翻译件
2、出访人员个人信息及身份证复印件
3、省管干部近三年出国（境）记录
4、因公出国(境)人员经费审核表
六、出国（境）安全教育
对拟出国（境）人员进行因公出国（境）安全教育。并持出国（境）任务批件等材料赴南阳市国家安全局办理安全教育确认件。
七、办理《因公往来港澳地区通行证》
按要求提交相关材料，由河南省人民政府外事侨务办公室办理《因公往来港澳地区通行证》。
八、安排确认出访行程
根据出访任务的的要求，具体安排出访行程计划，并告知邀请单位。
九、出访和入境
按照出访任务前往邀请单位，执行出访任务，按时入境。
十、上交因公往来港澳通行证、提交出访报告
入境七日内，须将因公往来港澳通行证上交河南省外事侨务办公室。入境十五日内，将出访报告上报河南省委组织部、河南省纪律检查委员会和河南省人民政府外事侨务办公室。
十一、出访材料存档
因公赴港澳人员回校后，应将出访期间签署的协议、获得的资料及考察访问相关的照片和视频交由国际交流合作处存档。
